Célunk ügyfeleink munkáját támogató rend, rendszer létrehozása, hiszen az iratokkal való tevékenység nem öncélú: a napi munkavégzést biztosítja, épp úgy mint a számítógép és az internethasználat. Ami nekünk feladatot az ügyfeleinknek az eredményt jelenti!

IDE kattintva vegye fel velünk a kapcsolatot!

„Egyéni” igények
Egyre gyakrabban előfordul, hogy ügyfeleink csak abban biztosak, hogy „rendet” szeretnének, de azt nem tudják, hogy milyet és hogyan. Ebben az esetben az ajánlatkérés előtt célszerű felvenni velünk a kapcsolatot és tájékozódni arról, hogy milyen szolgáltatás lenne a leghatékonyabb és legarányosabb költséggel járó az adott ügyfél számára. Az egyénre szabott ajánlatok kialakításában szakértőink nyújtanak Önöknek segítséget; telefonos, on-line kapcsolat formájában, illetve – külön megállapodás alapján – személyesen.

Selejtezés
A selejtezés célja, hogy az Ön helységéből eltávolítsuk azokat az iratokat, melyekre ügyviteli szempontból már nincs szüksége és melyek a hatályos jogszabályi előírások szerint már megsemmisíthetők. Az általunk kiselejtezett iratok jogkövetkezmény nélkül bezúzhatók vagy elégethetők. A megsemmisítés előtt az iratokról típusonként és évek szerinti csoportosításban jegyzéket készítünk. Munkánk eredményeként Ön átláthatóbb irattárral, nagyobb, szabad tárolókapacitással fog rendelkezni!

Irattári rend kialakítása
Az Ön iratait olyan rendszerbe szervezzük, mely igény esetén alkalmazkodik a kialakult irodai gyakorlatához, vagy – kívánságára – minél egyszerűbb és átláthatóbb rendszert hozunk létre. Természetesen e munka során is jegyzékeket készítünk irat fajtánként a tároló dobozokról, külön megállapodás alapján akár az egyes iratokról is.

A irattári jegyzékek alkalmazása
Elvünk, hogy az a jó irattári jegyzék, mely gyorsan áttekinthető és érthető szerkezetű. Épp ezért az iratokról készült jegyzéket excel táblákban készítjük el, melyek számítógépen futtatva, az egyszerű keresőfunkciót alkalmazva teszik lehetővé az iratok gyors megkeresését. A szerkesztett jegyzék formátuma természetesen alkalmas arra is, hogy Ön bármikor kinyomtassa azt!

A „dobozolás”
Ügyfeleink gyakori kérdése, hogy „muszáj-e csomagolni az iratokat”? Nos, becsomagolni nem, hogy nem muszáj, de nem is szabad, hiszen igencsak nehezen lehetne hozzáférni az iratokhoz „csomagolva”. Cégcsoportunk által alkalmazott irattároló dobozok és konténerek nem „csomagolóeszközei”, hanem tárolóeszközei az irattári rendbe tett iratoknak. Céljuk a kialakított rend megőrzése. A minden irodában megtalálható iratpapucsoktól és „fénymásolós” dobozoktól eltérően azonban ezek az eszközök alkalmasak arra, hogy a létrehozott rendet éveken át biztosítsák, hiszen e dobozokat irattárolásra, megőrzésre tervezték, ellentétben „cipősdobozzal”, illetve az iratpapucsokkal. Utóbbi tárolóeszköz funkciója a napi ügyintézés elősegítése, nem pedig a 3, 5, 10 stb évekig történő iratőrzés! 

Iratrendezés típusai

- Tétel szintű iratrendezés:
Tétel szintű iratrendezésünk során az egyes iratokat irat fajtánként (pl. számlák, szerződések, adott telephely, adott termékéről készült munkalapok stb.) csoportosítjuk, tételeket állítunk fel, majd ezeket az évente ismétlődő iratokat azonosítóval ellátva a saját keletkezési événél helyezzük el. A tétel szintű iratrendezés során igénytől függően a már meglévő irattári terv vagy kialakult gyakorlat alapján létező tételeket állítjuk helyre az iratanyagon belül. Amennyiben ilyen rendszerek nem léteznek az irat tulajdonosánál, abban az esetben – előzetes megállapodás szerint – mi magunk alakítunk ki tételeket. Azon szervezetek esetében, akik már valamely iratnyilvántartást alkalmazzák, természetesen alkalmazkodunk az általuk megkívánt létező rendszerhez. Ez a leggyakrabban alkalmazott iratrendezési megoldás!

- Darabszintű iratrendezés
A darabszintű iratrendezés során az egybetartozó ügyiratok (pl. levelezés egy adott szolgáltató céggel az ajánlatkéréstől a megállapodásig) tekintjük rendezési alapegységnek, mely alapegységek időbeliségét helyreállítva hozzuk létre az irattári rendet.

- Lapszintű iratrendezés:
Lapszintű iratrendezés esetén az egyes ügyiratokon belül is helyreállítjuk az esetleg megbomlott időbeli és/vagy nyilvántartási szám szerinti sorrendet. Erre a rendezésre ügyfeleink általában csak akkor tartanak igényt, ha komoly jogkövetkezmény fűződik az iratok szigorú rendjének ismeretéhez (pl. projektdossziék, pályázati anyagok stb), illetve ha a hivatalos iratnyilvántartási rendszert valamely időszakban szabálytalanul alkalmazták, így az iratok eredeti rendjét csak lapszintű irat ellenőrzéssel áll módunkban helyreállítani.