cégcsoport
az irattár

E-iroda


A papírmentes iroda révén, olyan költségeket is megtakaríthatnak, melyeknek felszabadítása eddig lehetetlennek tűnt. Nem kell többé papír, nem kell folyton cserélni a nyomtatóban a tonert, felszabadulnak az iratok tárolására fenntartott szobák/helységek, nem kell többé postára járni, fizetni a levelek feladását.

A papírmentes iroda másik nagy előnye, hogy sokkal gyorsabban lehet megtalálni a fontos dokumentumokat és helytől függetlenül el lehet őket érni. Továbbá minden egyes dokumentum esetében külön állítható, hogy kinek van hozzáférése. Ezáltal a biztonság messze nagyobb, mint a hagyományos irattárak esetében, és mivel minden digitalizálva áll rendelkezésre, így további rendszerekkel is integrálható. Nem csak a keresés lesz gyorsabb, de a küldés, iktatás, fogadás is.

Ezt valósítja meg a HABEL rendszere, melynek számtalan egyéb funkciója is van. Amennyiben már használnak olyan rendszereket, melyek révén nincs minden papír alapon kezelve, azokkal a HABEL együtt tud működni. Vagy képes akár teljesen kiváltani azokat.

Ki tudja váltani az eddig használt iktató programokat, CRM rendszert, ügyviteli szoftvereket, egyéb iratkezelő szoftvert.

A teljesen papírmentes működésnek alapjai az archiválás és a visszakeresés.

Archiválás

A papíralapú és elektronikus dokumentumok, valamint bármely típusú fájlok (hanganyagok, képek, rajzok stb.) digitalizálása és elektronikus rendszerben történő tárolása. A bizonylatok mentése során a rájuk jellemző, későbbiekben keresési kritériumként szolgáló indexadatokat adhatunk meg, ezek lehetnek pl: bizonylatfajta, bizonylat dátuma, ügyfél/szállító neve, munkaszám, tárgy stb.

Visszakeresés

A visszakeresési felületen adhatjuk meg a kívánt keresési feltételeket. Minél több feltételt adunk meg, a találati lista annál szűkebb lesz. A teljes szöveges visszakeresésnek köszönhetően (amikor a mezőbe megadott kifejezést vagy annak szinonimáját keresve az adatbázisban található összes bizonylatot átvizsgálja a rendszer) ha csak minimális információnk van az adott bizonylattal kapcsolatban, akkor is rátalálunk. A találati listából azonnal továbbíthatjuk az adott dokumentumot, vagy akár ki is nyomtathatjuk, ha még nem állunk készen a teljesen papírmentes működésre.
 

Ismerkedjen meg vendégelőadóinkkal.
TUDTA ÖN?
2015.04.22.
Hány fát menthet meg az elektronikus számlázással?
Keresik Önt is a beszállítói, hogy e-számlát küldenének? Mit tesz ekkor? Szeretne Ön is e-számlát küldeni, csak nem tudja hogyan álljon neki?

Weboldalunk süti (cookie) fájlokat használ. Ezeket a fájlokat az Ön gépén tárolja a rendszer. A cookie-k személyek azonosítására, látogatási szokásaik követésére nem alkalmasak, szolgáltatásaink biztosításához szükségesek. Az oldal használatával Ön beleegyezik a cookie-k használatába.