cégcsoport
az irattár

Iratrendezés


Ha szeretné, hogy ingyenesen, professzionális szinten felmérjük iratanyagukat, iratkezelésük hiányosságait, a jelenlegi jogszabályok alapján, esetleg csak a három részes szakmai leírásunkat szeretnék megkapni, töltsék ki az oldal alján található űrlapot.


Bértárolás
A dobozolt iratokat saját irattárunkban jogszabály szerinti teljes felelősséggel megőrizzük. Eseti írásos megkeresés /a megfelelő jogosultságú személy, szerverünkre történő bejelentkezése/ alapján eljuttatjuk a kért anyagot másolatban, elektronikus formában. Nagymennyiségű iratanyag áttekintésének szükségessége esetén /pl. hatósági ellenőrzés/ a betekintésre jogosult /jogszabály vagy megrendelő felhatalmazása alapján/ személyek részére az iratanyag átvizsgálása céljából időpontot és helyiséget biztosítunk. Eredeti iratot csak írásban meghatalmazott személynek adunk ki. 
A bértárolás ideje alatt az iratmegőrzéssel kapcsolatos összes feladatot ellátjuk (pl.:selejtezés, megsemmisítés, irattár karbantartás, levéltári átadásra való előkészítés, átadás, folyamatos adatszolgáltatás, stb.).
Cégünk vállalja az újonnan keletkező iratanyagaiknak évenkénti átvételét is.
A tárolás meghatározott munkafolyamatait követően a maradandó értékű iratokat előkészítjük a levéltári átadásra,levéltári előkészítése és az illetékes 
 
Irattár 
Cégünk irattára korszerű technikai és biztonság technikai berendezésekkel rendelkezik:
  • riasztó rendszerek – mozgásérzékelők (tűzoltóságra és a rendőrséghez bekötve)
  • szikra és pormentes világító testek
  • szikra és pormentes padlózat
  • temperált hőmérséklet biztosítása
  • rácsos ablakok, melyek megfelelően sötétíthetők
  • tűzálló bejárati ajtók
  • tűzálló festék
Iratrendezés

A rendezett iratok között a keresési idő számottevően lecsökken. Így a hasznos munkaidő is jelentősen megnő. A rendezést igény szerint, a cég számára legmegfelelőbb módon végezzük, hogy senkinek ne okozzon gondot az iratkezelés a továbbiakban. Ha egyszer rendezve lett minden irat, utána már rendkívül egyszerű lesz a rend betartása is.

A rendezésnek több szintje van.

Iratanyag rendezése az ügyfél igényéhez, munkafolyamataihoz igazodva az egyszerűbb és gyorsabb adminisztrációs folyamatok érdekében. 3 típust különböztetünk meg:
  • Tétel szintű iratrendezés során az egyes iratokat irat fajtánként (pl. számlák, szerződések, adott telephely, adott termékéről készült munkalapok stb.) csoportosítjuk, tételeket állítunk fel, majd ezeket az évente ismétlődő iratokat azonosítóval ellátva a saját keletkezési événél helyezzük el.
  • Darabszintű iratrendezés során az egybetartozó ügyiratok (pl. levelezés egy adott szolgáltató céggel az ajánlatkéréstől a megállapodásig) tekintjük rendezési alapegységnek, mely alapegységek időbeliségét helyreállítva hozzuk létre az irattári rendet.
  • Lapszintű iratrendezés esetén az egyes ügyiratokon belül is helyreállítjuk az esetleg megbomlott időbeli és/vagy nyilvántartási szám szerinti sorrendet. Erre a rendezésre ügyfeleink általában csak akkor tartanak igényt, ha komoly jogkövetkezmény fűződik az iratok szigorú rendjének ismeretéhez (pl. projektdossziék, pályázati anyagok stb).
Irattári jegyzék, terv, iratkezelési szabályzat készítése. Iratok rendszerben történő tárolására szolgál, ezzel elősegítve gyors visszakereshetőségüket. Fontos szempont az is, hogy mely dokumentumot mennyi ideig kell őrizni, és mikor válik selejtezhetővé, az irattári tervben ezt is pontosan kell definiálni. Elvünk, hogy az a jó irattári jegyzék, mely gyorsan áttekinthető és érthető szerkezetű. Épp ezért az iratokról készült jegyzéket excel táblákban készítjük el, melyek számítógépen futtatva, az egyszerű keresőfunkciót alkalmazva teszik lehetővé az iratok gyors megkeresését.

Ha szeretné, hogy a múlt iratai is biztonságban legyenek lépjen velünk kapcsolatban, egy kötelezettségektől mentes találkozó érdekében. 



Adja meg adatait, és elküldjük Önnek részletes szakmai sorozatunkat, ahol tisztázzuk a jogszabályokat, kötelezettségeket, lehetőségeket és buktatókat. Így Ön könnyedén kitalál az iratkezelés útvesztőjéből.

Ha szeretné, kérheti ingyenes felmérésünket is, ahol kifejezetten az Ön iratkezelésének előnyeit, hátrányait, hiányosságait elemezzük, kimondottan Önökre szabva. Díjmentesen, Önöknél. (Ha igényli, kérjük adja meg a címet és a telefonszámot is!)
* indicates required
Kér ingyenes konzultációt?

Ismerkedjen meg vendégelőadóinkkal.
TUDTA ÖN?
2015.04.22.
Hány fát menthet meg az elektronikus számlázással?
Keresik Önt is a beszállítói, hogy e-számlát küldenének? Mit tesz ekkor? Szeretne Ön is e-számlát küldeni, csak nem tudja hogyan álljon neki?

Weboldalunk süti (cookie) fájlokat használ. Ezeket a fájlokat az Ön gépén tárolja a rendszer. A cookie-k személyek azonosítására, látogatási szokásaik követésére nem alkalmasak, szolgáltatásaink biztosításához szükségesek. Az oldal használatával Ön beleegyezik a cookie-k használatába.